Els 5 errors més comuns en la correspondència empresarial i com evitar-los: Preservant la imatge de la teva empresa
Quins són els 5 errors més comuns en la correspondència empresarial?
La comunicació escrita és una de les eines més poderoses per a definir la imatge de lempresa. U n correu electrònic ben redactat pot marcar la diferència entre tancar un negoci o perdre un client potencial. No obstant això, hi ha errors que es repeteixen amb massa freqüència. A continuació, analitzarem els 5 errors més comuns en la correspondència empresarial i com evitar-los:
- No adaptar el to del missatge: Cada públic és diferent, i la manera en què ens dirigim a ells ha de reflectir-ho. Per exemple, si escriu una carta a un client que es comporta de manera informal, utilitzar un llenguatge excessivament formal pot semblar exagerat i distant. 🌐
- Oblidar la revisió: La gramàtica i lortografia són crucials en les comunicacions escrites. Un petit error pot fer que la teva empresa sembli poc professional. Per exemple, un estudi va trobar que el 64% dels clients desconfien duna empresa que utilitza errors gramaticals en els seus correus. 📚
- Ser massa llarg o curt: El missatge ha de ser clar i concís. Els correus a clients no haurien de superar les 200-300 paraules. En canvi, si són massa curts, podrien semblar poc seriosos. El 70% dels professionals prefereixen missatges dentre 50 i 150 paraules per a una comunicació eficient. 📩
- No incloure un crida a lacció: Cada missatge ha de tenir un objectiu clar. Un correu sense estratègia de comunicació rarament aconseguirà la resposta desitjada. Per exemple, si sols envies un correu per fer un recordatori, assegurat de dir clarament què esperes que el receptor faci. 🚀
- Ignorar el destinatari: No fer servir el nom del receptor i no personalitzar el missatge pot fer que sembli massa genèric. Utilitzar el nom del receptor augmenta la probabilitat que el missatge sigui llegit, ja que, segons estudis, el nom duna persona és una de les paraules més agradables a escoltar per qualsevol. 🧑💼
Com podem preservar la imatge de lempresa?
Evitar aquests errors pot ajudar a preservar la brand reputation de la teva empresa. Aquí et deixo algunes recomanacions per millorar la teva comunicació escrita:
- Adapta el to del missatge segons el receptor. 😊
- Revisa sempre el contingut abans denviar-lo. 😌
- Mantenir un equilibri entre longevitat i concisió. 😃
- Inclou una crida a lacció clara. 💪
- Personalitza el missatge per fer-lo més acceptable. ✉️
- Utilitza un llenguatge visual atractiu, amb imatges si cal. 📸
- Mantingues un registre i un estil consistent. ✔️
Per què és important evitar aquests errors?
Els errors de comunicació poden tenir un impacte negatiu considerable en la imatge de lempresa. Un correu mal redactat no només afecta la percepció del client, sinó que també pot influir en la seva decisió de fer negocis amb nosaltres. Una recerca de lInstitut dInvestigació de Màrqueting Digital va mostrar que el 45% dels consumidors considera que la mala comunicació pot perjudicar seriosament limpacte que té una empresa en ells. 📈
| Error | Conseqüència | Solució |
| No adaptar el to | Distanciament del client | Analitzar el perfil del receptor |
| Oblidar la revisió | Poca professionalitat | Revisar i corregir sempre |
| Ser massa llarg o curt | Desinterès del receptor | Trobar lequilibri adequat |
| No incloure crida a lacció | Falta de resposta | Definir un objectiu clar |
| Ignorar el destinatari | Poca connexió personal | Personalitzar missatges |
| Informació inconsistente | Confusió i malentesos | Establir una guia de comunicació |
| Inadequate timing | Oportunitats perdudes | Planificar lenviament |
| Confusió amb els documents adjunts | Perdues de temps | Verificar adjunts i referències |
| Falta dun títol adequat | Passar desapercebut | Crear títols atractius |
Quins són els mites sobre la comunicació empresarial?
Moltes persones pensen que la correcció gramatical no importa en la comunicació escrita. A més, hi ha qui creu que almenys un 80% del missatge ha de ser tècnic per semblar professional. Ambdues afirmacions són falses. Realment, el que importa és la claredat i la capacitat per connectar amb el receptor, facilitant que el missatge sigui comprensible i efectiu. 🧐
Preguntes freqüents
- Quines són les millors pràctiques de la comunicació per correu electrònic? Les millors pràctiques inclouen adreçar-se personalment al destinatari, utilitzar un missatge concís, revisar lortografia i la gramàtica, i incloure una clara crida a lacció.
- Com pot afectar la comunicació escrita a la reputació de la marca? Una bona comunicació escrita ajuda a construir confiança i credibilitat, mentre que errors evidents poden fer que els clients dubtin de la professionalitat de lempresa.
- És important personalitzar els correus electrònics? Sí, personalitzar els correus electrònics millora les connexions i ajuda a generar una relació més propera amb els clients.
Comentaris (0)